SPRAWOZDAWCZOŚĆ
- Zarówno sprawozdania finansowe jak i merytoryczne są składane online w systemie Participant Portal.
- Wzory raportów dostępne są pod adresem: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/index_en.htm
- Okresy raportowe każdego projektu określone są w art. 20.2 Umowy Grantowej. W ciągu 60 dni po zakończeniu każdego okresu raportowego koordynator projektu musi złożyć raport okresowy. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu okresu raportowego na przygotowanie raportu.
Raporty okresowe składają się z:
– raportu merytorycznego (periodic technical report)
– raportu finansowego (periodic financial report)
Raport końcowy koordynator składa w ciągu 60 dni po zakończeniu projektu. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu projektu na przygotowanie raportu końcowego.
- Participant Portal i FSIGN
Raporty składane w systemie Particpant Portal są podpisywane elektronicznie przez osobę do tego upoważnioną (Financial Signatory – FSIGN). Rola FSIGN w systemie wyznaczana jest przez Legal Entity Appointed Representative (LEAR). Wybrany FSIGN musi być następnie przypisany do każdego projektu przed złożeniem raportu.
LEAR – osoba wyznaczona w instytucji do kontaktowania się z KE w sprawach związanych z finansowo-prawnym statusem tej instytucji. LEAR ma możliwość zmiany i aktualizacji podstawowych danych o instytucji w systemie Participant Portal.
- Różnice kursowe i przeliczanie wydatków – kursy EBC
Koszty wykazane w sprawozdaniu finansowym muszą być wyrażone w euro. Koszty poniesione w złotówkach muszą być przeliczone na euro według średniego kursu z danego okresu raportowego publikowanego na stronie Europejskiego Banku Centralnego: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
Różnice kursowe nie są kosztem kwalifikowalnym projektu (patrz: Art. 6.5 (a) Umowy Grantowej).
ŚWIADECTWO KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
- Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych jest wydawane przez audytora zewnętrznego (biegłego rewidenta z odpowiednimi uprawnieniami) raz na koniec projektu (w momencie przygotowywania raportu końcowego).
-
Świadectwo jest dokumentem poświadczającym, że koszty wykazane w sprawozdaniu lub sprawozdaniach finansowych, deklarowane wpływy, jak i odsetki z zaliczki, dla okresu objętego świadectwem są kosztami dopuszczalnymi i spełniają wymogi określone w Umowie Grantowej.
-
Dla projektów trwających ponad dwa lata, dostarczenie świadectwa jest obligatoryjne, jeżeli żądane dofinansowanie z KE dla danego beneficjenta łącznie za wszystkie okresy, za które świadectwo nie było przedstawiane, jest równe lub większe niż 325 000 EUR.
- Wzór Świadectwa kontroli sprawozdań finansowych stanowi Aneks 5 do Modelowej umowy grantowej (str. 112): http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf